Gmail 郵件的【流程管理】- Streak

最近看到 “20 Smart Tools And Apps Every Entrepreneur Should Use” 這篇文章，裡面第一個提到的工具居然是 Streak 時，就覺得有義務告訴大家這個我認為最棒的 Gmail 流程管理工具。

Gmail 的好用是大家都知道的。它本身附設有 Tag（標籤）這個功能，可以賦予郵件特殊的意義以便做管理。但在【流程控管】這個需求上，Tag 就顯得不是那麼好用，因此就有人想到設計 Streak 這種工具，來彌補流程中不同 Stage 控管郵件的問題。

一般人對 Streak 的了解，大概只知道用在【追踪郵件已讀】，殊不知，它的【專案管理】才是真正的好用與強大。任何郵件只要有【流程控管】的必要時，就可以試看看 Streak 是否可以符合您的需求，要了解 Streak 的威力，唯有試著用它，然後才會了解到 Gmail 社群裡面居然也有這麼棒的工具！

Streak 有一些 template 範本 (見附圖 1, 2)，您可以直接借用並修改以便符合您的需求。它看似複雜，但基本元素如下：

• PIPELINE（專案）：專案名稱
• STAGE（專案裡的每個流程）：顧名思義，就是流程的階段
• BOX（專案成員）：每個需要控管進度的對象。它會將相關郵件集中起來管理，將來要回頭看過程時，就可一目了然。在 BOX 裡面，您還可以：
• 【做註解】：就每個 BOX 做有意義的註解，解決 Gmail 郵件無法做註記的困擾
• 【指派成員】：指派負責人員，可以是多人
• 【提醒】：可【預設好幾個時間點】，提醒您【個別註記要做的事情】
• SNIPPETS（罐頭訊息）：可以快速回覆的樣本郵件
• SNOOZE（郵件貪睡）：預約郵件未來提醒時間
• SPLIT MESSAGE FROM THREAD （分割郵件）：從一堆郵件群組中，【分割某一個郵件】成為獨立的郵件，【賦予名稱】並【指派 BOX】納入流程管理。

用了 Streak 好幾年，覺得免費版本已經夠用，但如果您有額外需求，不妨看看付費版本的功能（流程階段的分析等等）是否合用。聽說 Streak 以前它有 iOS 版本的 app，只可惜它沒有 Android 版本，不然用手機隨時切入 Streak 做郵件流程管理，威力就更強大了。參考看看吧！


20 Smart Tools And Apps Every Entrepreneur Should Use
http://www.lifehack.org/articles/productivity/20-smart-tools-and-apps-every-entrepreneur-should-use.html

Gmail CRM 工具：Streak
https://www.streak.com/

讓Gmail也有「已讀取」功能
http://www.techbang.com/posts/19307-gmail-also-has-read-function-key-74-google-secretly-superstore

附圖 1，2：